Publipostage avec données dans excel

Comment utiliser excel comme base pour faire un publipostage ?

Le publipostage se divise en trois étapes :

  1. créer le document principal ;
  2. obtenir les données ;
  3. fusionner le document principal avec les données.

Créer un document principal 

  1. Lancez Word et ouvrez un nouveau document ;
  2. Déroulez le menu Outils et choisissez Publipostage. ; La fenêtre Aide au publipostage apparaît à l'écran.
  3. Cliquez sur le bouton Créer ;
  4. Dans la liste déroulante, sélectionnez Étiquettes de publipostage. ; La fenêtre Microsoft Word apparaît à l'écran.
  5. Cliquez sur le bouton Fenêtre active ; La fenêtre Aide au publipostage réapparaît à l'écran.
  6. Cliquez sur le bouton Obtenir les données ;
  7. Dans la liste déroulante, sélectionnez Ouvrir la source de données.

Ouvrir les données.

La fenêtre Ouvrir la source de données apparaît à l'écran ;

  1. Dans la liste déroulante de zone Type de fichier, sélectionnez Feuilles de calcul MS Excel ;
    Note : la feuille de données Excel doit être construite de la façon suivante : La première ligne comporte les titres des colonnes, comme Nom, Prénom, Adresse. Appliquez du gras à ces titres.
    La deuxième ligne et les autres comportent les données
  2. Sélectionnez le fichier de données et cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez sur le fichier de données
  3. Après un certain temps d'attente, la fenêtre Microsoft Excel apparaît à l'écran : cliquez sur le bouton OK
  4. Après un certain temps d'attente, la fenêtre Microsoft Word apparaît à l'écran : cliquez sur le bouton Préparer le document principal.

Créer un document principal : partie 2

La fenêtre Options pour les étiquettes apparaît à l'écran.

  1. Dans la zone Tailles internationales, choisissez Avery A4 ou A5 ou (si vous êtes en Amérique du Nord, Standard) ;
  2. Dans la zone Numéro de référence, choisissez le numéro de vos étiquettes;
    Note : si le numéro de vos étiquettes n'est pas affiché dans la liste, cliquez sur le bouton Nouvelle étiquette et créez un format personnalisé.
  3. Cliquez sur le bouton OK ; La fenêtre Étiquettes apparaît à l'écran.
  4. Cliquez sur le bouton Insérer champ de fusion et choisissez un champ;
    Note : répétez pour tous les champs, n'oubliez pas d'insérer une espace entre les champs sur une même ligne et un saut de paragraphe pour changer de ligne.
  5. Cliquez sur le bouton OK ; La fenêtre Aide au publipostage apparaît à l'écran.
  6. Cliquez sur le bouton Fusionner Fusionner le document principal avec les données.

Tenez vos données à jour dans la base de données Excel. Plus tard, si vous souhaitez réimprimer
des étiquettes, la procédure est très simple :

  1. Ouvrez le document principal ;
  2. Cliquez sur le bouton Fusionner vers un nouveau document de la barre d'outils Publipostage.

Note : si la barre d'outils Publipostage n'est pas affichée, déroulez le menu Affichage, pointez sur la commande Barre d'outils, sélectionnez Publipostage.

Note : si votre fusion ne donne pas les résultats souhaités, vérifiez si vous avez bien inséré les espaces requis entre les codes. Auriez-vous oublié des options de requête depuis votre dernière fusion ?
Auteur(s) : 

Ce mois-ci sur Excelabo

- Pas de nouvelle page.
- 2 pages modifiées.