Exporter un graphique excel dans Illustrator et le mettre en forme.

Ce tutoriel nécessite Illustrator, logiciel payant de dessin vectoriel commercialisé par Adobe. Il se peut que certains conseils donnés ici puissent servir dans d'autres logiciels de dessin mais je n'ai pas testé. Merci de vos retours sur ce point.

Excel permet bien sur de faire des graphiques mais les possibilités de mise en forme restent limitées. En particulier concernant le texte. Par exemple, comment afficher des valeurs contenant des puissances de 10 sous le format habituel 6x10³ au lieu de cet horrible 6.0E+3 qui ne correspond à aucune notation internationale ?
On peut souvent s'en sortir en recourant à diverses astuces comme celle-ci sur le site de Jon Peltier. Cette solution, tout de même assez complexe, est un bon pis aller si le graphique est appelé à évoluer souvent dans excel et doit donc rester dynamique. Mais si vous n'avez qu'un seul graphique à modifier une seule fois, vous trouverez probablement plus simple de le modifier manuellement.
De même, lorsqu'il y a des légendes compliquées, ou orientées de façon non prévue dans excel, il est plus simple, voire obligatoire, de terminer la présentation en dehors d'excel.

Créez un graphique comme celui-ci dans excel,

copiez le et collez le dans illustrator. Vous obtenez ceci :

Les traits bleus ne se voient plus dès que vous désélectionnez le graphique mais ils nous permettent de voir où se situe le problème de l'exportation : Chaque élément du graphique est inclus dans un "cadre" et les différents cadres s'empilent les uns sur les autres avec plus ou moins de bonheur. Suivant les versions, on obtient ainsi des textes tronqués, des légendes qui se superposent, des couleurs non respectées, comme ici celles des axes. Il est impossible de mettre une puissance dans la légende des axes et on ne peut pas contrôler le positionnement des légendes.

L'exportation d'un graphique dans illustrator est grandement facilitée quand on connaît quelques petits trucs. C'est encore d'avantage le cas quand on utilise la version 2007 d'excel.

Préparation du graphique dans excel pour l'exportation

Commencez par faire votre graphique de la façon la plus satisfaisante possible dans excel.
Ayez en tête que certains couples de versions excel/illustrator ne gèrent pas correctement les dégradés dans les histogrammes. Si vous souhaitez ce type de graphique, faites un essai avant de perdre trop de temps : copier votre graphique excel dans illustrator. Si vos dégradés apparaissent hachés, faites un histogramme avec des aplats de couleur, vous mettrez les dégradés dans illustrator. Ce problème ne se pose plus avec excel 2007 et Illustrator CS4.

Excel fabrique ses graphiques en empilant différentes couches d'informations. Notamment, excel définit

• une zone de graphique, qui englobe tout le graphique et est par défaut encadré d'une bordure
• une zone de traçage, la partie centrale du graphique, sans les légendes ni les axes
• les zones de légende, de titres des axes, d'étiquettes des axes, d'étiquettes des points, les points ou barres des graphiques,les lignes reliant les points...

Il est grandement préférable en règle générale de supprimer les deux premières couches.
Pour cela, faites un clic droit sur la zone de traçage/format de la zone. Dans la boîte de dialogue (variable suivant la version d'excel mais le principe reste le même), sélectionnez Bordure/aucune, remplissage/aucun.

De même sélectionnez la zone de graphique, clic droit et et supprimez toute bordure et tout remplissage.
Votre graphique doit maintenant laisser voir le quadrillage d'excel en transparence.

Il n'est pas du tout obligatoire de mettre les légendes dans illustrator, vous pouvez tout à fait le faire dans excel. Pour illustrer les deux manières de faire, nous allons garder les étiquettes des abscisses (les X) et supprimer celles des ordonnées (les Y).

Vous obtenez ceci :

Dans excel 2007, il y a un truc plus qu'agaçant : la couleur par défaut des axes n'est pas le noir mais en fait un gris foncé qui une fois passé dans illustrator devient gris clair. Vous pouvez soit changer la couleur des axes dans excel (préférable) soit le faire ensuite dans illustrator. Je vous conseille vivement de faire des graphiques types dans excel que vous enregistrerez comme modèle, ceci vous évitera toutes ces modifications répétitives.

Votre graphique est maintenant prêt à être exporté. Sélectionnez le, copiez et collez dans Illustrator. Attention, à ce stade, toute modification faite dans excel sera perdue dans illustrator.

Mise en forme dans illustrator

• La première chose à faire dans illustrator, c'est de dégrouper (objet/dissocier) les différents éléments du graphique de façon à pouvoir les modifier. Ne désélectionnez pas les éléments du graphique (resélectionnez le tous si vous l'avez fait)
• En second, supprimez les masques d'écrétage (objet/masque d'écrêtage/supprimer). Ce sont ces masques qui sont par exemple responsables des textes qui apparaissent tronqués. Un masque d'écrêtage est un objet ou un groupe d'objets dont la forme masque les autres illustrations, rendant ainsi visible uniquement l'illustration contenue dans les limites du masque.
• Enfin, nettoyez le tracé (objet/tracé/nettoyage, cochez tout). Ceci enlève tout un tas de cadres vides. Visuellement on ne voit pas grande différence mais quand on analyse les éléments du graphique on voit que le nettoyage enlève effectivement beaucoup de choses.

Avec les graphiques créés dans les versions 97-2003 d'excel, le graphique à ce stade est assez "convenable". Avec la version 2007, ce n'est pas encore le cas. Le problème vient des bordures des éléments. Prenons les axes : alors que l'on s'attend à voir un simple trait, excel 2007 crée en réalité une forme avec un contour et un fond.
       

Sélectionnez l'ensemble du graphique et dans la palette couleur, appliquez une absence de couleur (le carré blanc barré de rouge dans la palette couleur) pour tous les contours.

Il vous reste à ce stade à ajouter les légendes et les textes manquants.

Je vous conseille de grouper à nouveau les éléments du graphique pour pouvoir facilement les déplacer.

Automatiser le transfert

Si vous avez régulièrement besoin de transférer des graphiques de Excel vers illustrator, je vous conseille de

• définir dans excel des modèles de graphiques pour régler par défaut la taille de la police, la couleur des axes, les couleurs par défaut des éléments du graphique (séries)...
• Enregistrer un script dans illustrator qui automatise le dégoupage et la suppression du masque d'écrétage. Le nettoyage du tracé et la suppression des contours ne semble pas enregistrable
• La taille des graphiques n'est pas la même dans excel et illustrator. En appliquant une mise à l'échelle de 60% dans illustrator, j'obtiens pour ma part quelque chose qui me convient bien. Du coup, je redéfinis ensuite la taille de la police (ainsi que lespacement des caractères en hauteur et largeur) pour qu'elle corresponde à une valeur entière. Ces deux étapes sont inclues dans le script illustrator. Un petit doigt sur une touche et le boulot est fait !

Le cas particulier des graphiques en courbes ou en nuages de point avec excel 2007

Par défaut, les points sont reliés dans les graphiques en courbe ou en nuages de point dans excel par un trait affreux de 2.25 pts de large. Il n'y a pas moyen à ma connaissance de modifier cela, sauf à créer un modèle de graphique qu'on utilise par défaut. Si vous créez un graphique de base dans excel pour l'exporter dans illustrator, même si vous supprimez la bordure du trait comme indiqué plus haut, votre trait apparait toujours très épais dans illustrator et vous ne pouvez pas le changer. Il est impératif de modifier l'épaisseur du trait dans excel avant l'exportation.