Les Web Apps

Mise à jour du 31 octobre 2009

A quelques jours de la sortie de la beta d'office 2010, avec une version française, parlons d'une nouveauté fort prometteuse en relation avec office.
Une des difficultés fréquemment rencontrées par les utilisateurs d'excel, c'est le partage de fichiers.
Un classeur partagé sur le réseau est très limité. De nombreuses fonctions sont désactivées mais, à moins d'en garder la liste à portée de main, on ne s'en aperçoit souvent qu'une fois que le classeur est en ligne... et inutilisable du fait de ces limitations.
Question rituelle aussi : que faire si 3 personnes essaient d'accéder en même temps au même fichier ?
Que faire si tous les utilisateurs n'ont pas la même version d'excel ?

La solution proposée par microsoft pour résoudre ce problème (et d'autres): les Web Apps. A terme, les Web Apps concerneront Word, Excel, PowerPoint et Notes. Pour l'instant (version beta réservée aux utilisateurs invités par microsoft).
Le principe : Vous uploadez votre classeur sur le web (on verra où ensuite) et vous le partagez avec les utilisateurs dont vous indiquez les coordonnées.
Ceux-ci se connectent à l'adresse indiquée (login et mot de passe pour contrôler qui a accès à vos données) et trouvent alors votre classeur avec exactement la même présentation que celle que vous avez dans votre classeur en local. Ils ont sur cette même page ... le ruban d'excel, en version simplifiée (donc pas besoin d'apprendre une nouvelle interface, OUF !). Simplifiée mais déjà fort complète. On y retrouve par exemple les mises en forme conditionnelles et des tas d'outils d'analyse. Le classeur peut être modifié, enregistré en ligne et cela, même si plusieurs personnes y travaillent en même temps (co-authoring). Parfait pour que différents utilisateurs alimentent par exemple un classeur commun avec leurs données.
Si l'utilisateur distant a besoin de fonctions non disponibles sur le ruban simplifié, il récupère en local le classeur, le modifie dans son application excel complète, sauvegarde et uploade la nouvelle version. Les modifications du classeur sont immédiatement signalées aux autres utilisateurs.

L'avantage : le classeur qui est sur le réseau de cette façon est lisible et modifiable même si l'utilisateur n'a pas excel sur son PC. Ou sur son mobile... en effet cette interface web est 100% compatible avec IE7 et IE8 (est-ce qu'enfin les entreprises vont finir par abandonner IE6 ?) mais aussi FireFox 3.5 mini et Safari 4 mini. Que les utlisateurs travaillent sous window, Mac ou Linux, ils voient exactement la même chose. La compatibilité avec les navigateurs pour téléphones mobiles est en cours d'implémentation.

Pour travailler en local, il faut que l'utilisateur dispose d'une version d'excel 2000 au minimum pour les PC et 2008 au minimum pour les macs (petite limitation malheureusement).
Les Web Apps seront 100% gratuites.

L'hébergement du fichier sur le web pourra être fait soit 100% gratuitement en utilisant ce qui existe déjà : l'espace skydrive de 25G0 offert par Microsoft à tout utilisateur. Pour les entreprises, Microsoft proposera des solutions payantes avec des hébergements adaptés qui seront soit sur les serveurs de Microsoft, soit sur ceux de l'entreprise.

La solution des WebApps est parfaite pour partager des classeurs mais également pour accéder à vos propres fichiers quel que soit l'endroit où vous êtes. Même en déplacement chez un client ou en vacances, il suffit d'avoir un acces internet. Sympa !

Office 2010 starter

 Mise à jour du 31 octobre 2010.

Une autre nouveauté concernant office : la disparition ... De works !
Il y avait toujours eu problème pour les utilisateurs de works. Cette édition, souvent livrée préinstallée avec les PC avait un format de fichier propriétaire, ne pouvait pas lire les documents office, avait ses propres barres d'outils, tous ces points freinant le passage des utilisateurs de works à office. 
Works disparait pour être remplacé par office starter qui sera 100% gratuit et en usage illimité dans le temps mais comportera une fenêtre de pub. Office starter ne contiendra que word et excel. Donc ceux (notamment les étudiants) qui ne peuvent pas se passer de powerpoint, n'auront d'autre choix que d'acheter office. Mais les étudiants ont heureusement des tarifs avantageux.
Pour les autres, l'interface d'office starter sera la même que celle d'office complet mais avec cependant moins d'outils. 
Cette option me parait vraiment très intéressante. Beaucoup d'utilisateurs d'excel et de word se satisferons parfaitement de cette version simplifiée. L'apprentissage sera moins angoissant : devant les nombreux onglets, boutons, menus déroulants, des utilisateurs occasionnels ou peu attirés par "l'informatique" sont souvent découragés et perdus. Une fois les outils de base maîtrisés, ceux qui auront envie ou besoin de disposer de la version complète n'auront pas à réapprendre un nouveau logiciel.

Notons de plus que pour passer d'office starter à office, il est enfin prévu que l'utilisateur n'ait pas un parcours du combattant à effectuer. Il aura un achat de licence à faire bien sur (sur le web ou en magasin à son choix) mais les écrans le guidant dans le passage sont écrits en "vrai français" (pas en un "les informaticiens parlent aux initiés" ).

Les nouveautés de la version 14 d'office, dite office 2010.

Cette version d'office devrait sortir au premier semestre 2010. Elle est disponible depuis quelques jours sous forme de "technical preview" c'est à dire une version pré-beta, à quelques développeurs dont bien sur les MVP office, uniquement en anglais.
Si beaucoup de choses ne sont pas encore dévoilées ou dévoilables, on peut tout de même rebondir ce que microsoft a mis en ligne d'où ce petit billet.

Alors quelques premières impressions.

La première : OUF, le ruban est enfin devenu personnalisable facilement ! Sur la copie d'écran ci-dessous, vous voyez un onglet "usuel", que je me suis créé pour y regrouper toutes mes commandes préférées. Je l'ai mis complètement à gauche et du coup c'est celui-ci qui s'ouvre par défaut. Vraiment pratique.

La seconde :
Rob van Gelder,  un Excellien de Nouvelle Zélande, nous avait montré comment faires des mini graphs dans excel. Microsoft l'a intégré dans 2010, cela s'appelle les "sparklines" (courbes de tendances). Sympa et très pratique.

La troisième : l'outil "slicer" (en français on dirait le seuilleur ? je ne sais pas comment cela sera traduit) permet de faire des effets de seuils dans des grands tableaux. C'est un outil de plus pour ségréger et analyser plus facilement des données. A voir à l'usage.

Apparait dans 2010 à la place du gros bouton office à gauche un menu de couleur différente qui appelle ce qu'on trouvait avant dans les menus fichiers. Oui bof, très marketing mais je ne suis pas convaincue que cela change la face du monde ! Il y aura probablement encore des remaniements dans ce menu avant même la version beta. Pas la peine de s'exciter dessus pour l'instant. [Edit] de fait, suite à de nombreuses critiques constructives cet onglet spécial a été entièrement remanié et devrait être très pratique à l'usage.

Lorsqu'on est habitué à 2007, on est pas pris au dépourvu par 2010, bien au contraire. Microsoft assure que tout PC sur lequel 2007 tourne pourra utiliser 2010 sans avoir besoin de rajouter des barettes mémoire ou changer de processeur. Globalement, c'est plus sobre, il y a des ajouts sympas (l'insertion d'images avec des tas d'options, mais est-ce vraiment la vocation d'excel ??) , mais l'essentiel est à tester encore : la stabilité, la correction des bugs.

Office 2010 permettra (sera conçu pour) la collaboration en ligne. Serait-ce la fin des multiples problèmes avec les classeurs partagés ? 

Ah si, pour finir cette première impression, les européens ont enfin été entendus : nous avons maintenant la possiblité de définir quelle est la première semaine de l'année : celle contenant le 1° janvier (norme américaine) ou celle contenant au moins 4 jours de la nouvelle année ? (norme européenne). C'est pas trop tôt ! [Edit] oui enfin c'est pas si simple encore... à suivre dans la beta et dans la version finale, pour le moment, ce n'est pas ça.

Nos autres beta testeurs sont bienvenus s'ils veulent ajouter leur commentaires sur cette page.

Pour des raisons de contrat de confidentialité que microsoft fait signer à ceux qui testent cette technical preview, il est difficile de répondre à beaucoup de questions sur cette version, au risque de violer cet engagement. Mais on pourra en dire de plus en plus.

Liens

Vous trouverez différentes infos sur les sites suivants (en anglais essentiellement, parfois en français mais beaucoup moins complet)
http://www.microsoft.com/office/2010/

http://www.microsoft.com/france/office/2010/office-2010.mspx
http://blogs.technet.com/backstage_2010/
http://blogs.msdn.com/excel/ et en particulier cette page : http://blogs.msdn.com/excel/archive/2009/07/16/excel-2010-the-10-000-ft-...
http://blogs.msdn.com/officewebapps/default.aspx